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●交辦工作給部屬時



當同事成了你的部屬，你只能進行「柔性指導」：



「如果是我的話，我會這麼做。」



如果能夠升官、有頭銜、有自己的部屬，應該沒有人會不高興。但是真的很多人在升了官之後，因為地位不同，開始必須對部屬下命令了。



「請你在明天下班以前將活動簡報交給我。」



「這應該是○○對吧？」



「這麼做不行，拿去重新做一份。」



但是剛晉升管理職時，因為不希望別人覺得自己很跩，對於下命令這檔事，任何人難免都會排斥或猶豫。



這種心情我非常能夠體會，由於我是個講師，有時必須嚴格指導參與教育訓練的學生。不少客戶把案子交給我時，都會說「請盡量嚴厲」。但是對學生而言，我畢竟是公司體制外的人，所以還是不希望被他們認為我是一個自以為了不起的人。



我會換個方式指導：



「如果是我的話，我會這麼做……」



看到對方露出「言之有理」或「原來如此」的表情之後，我再進一步請對方改善。





※【重點】如果排斥命令型口氣，可改採用建議式的口吻。







●安慰心情不好的部屬



他工作不順時，別急著給建議，要安慰：



「我也是人，所以可以理解你的感受。」



有時候，想要安慰沮喪的人也不簡單，我們的安慰可能被對方當成是同情。



「你又怎麼能了解我的心情？」



如果對方突然蹦出這句話，可能我們一時間也不知道該如何回答。不妨這麼說：「我了解，因為我和你一樣都是人。」



又或者，對方非常難過的表示：「你是不會了解我的痛苦的。」你也可以回答：「我們都是人，所以我也曾經有過一、二次這樣痛苦的經驗。」



用「同樣是人」的態度去面對，對方一定會坦然接受。這句話用來替自己的失敗或不順利解圍，也很有效。例如，懷著滿腔熱情、想在新人面前示範如何待客與銷售時，偏偏那一天顧客就是不賞臉，完全不給機會讓你做示範。



此時你可以以這句話解圍：「我們都是人，失敗在所難免。」如此，對方就會面帶佩服表示認同。





【重點】安慰的訣竅：讓對方知道你理解他的感受，比給建議來得重要。







●表達不出想法的部屬



想要快速掌握對方想法（或沒想法）時：



「如果用一句話來定義，那句話是什麼？」



曾經有人問我：「領導人的必要條件是什麼？」我回答：「要有明確的目標、肯定別人的能力，以及定義一件事情的能力。」



一路走來，我見過各種經營者、專家，更因為工作的關係而有機會運用電子郵件和各方人士交流。因此，我個人認為能夠讓我由衷佩服的領導人都具有「定義的能力」。簡單來說，就是要敏銳的定義一個事物，並且用一句話來吸引別人。



對大家來說，什麼是幸福？什麼是成功？什麼是工作？如果要用一句話來定義這些名詞，定義的內容又會傳遞什麼樣的訊息？



我想每個人都有自己不同的看法。如果談的是人際關係的溝通，為了要讓別人接受自己的意見和主張，定義就要定得淺顯易懂，而且能夠吸引別人的注意。如果還想做到確實的溝通，除了要確認對方對這些名詞的定義之外，把自己的定義告知對方也是很重要的。



因此，和客戶開會時我會這麼說：



「我把成長定義為○○，不知道貴公司如何定義？」



「能否告訴我之前是如何定義○○的？」



「麻煩你用一句話來定義『服務』好嗎？」



對彼此的定義越清楚，就越能深入了解對方。這麼一來，雙方就不會產生誤解，並做到確實的溝通。





【重點】要確實做好溝通，就得互相確認彼此對某一主題的定義。







●軟弱、不敢挑戰任務的部屬



希望對方...